（2024年6月11日学院党委会会议审议通过）
为做好我院党政公文收发、传阅和档案管理工作，使之规范化、制度化，特制定本办法。
作为二级学院，只需执行文件管理中的收文办理程序，一般包括：签收、传阅、批办、承办、归档等环节。
1.签收
文件一般由党政办公室统一签收。收件人详细核对文件的名称、号码、件数、附件，如有不符，应及时向发文单位查询。
2.传阅
收登的文件经党政办公室主任阅签后，一般件送有关领导和相关办公室阅知；重要件分急阅件、必阅件、参阅件送党委书记或院长阅批（一般情况下，急阅件应随送随批；必阅件应在3天内阅批；参阅件应在1周内阅批）后分送有关领导和办公室阅办。
阅文人员应及时阅文，一般文件两日内、特殊公文当日阅办，防止积压，阅后要签字，并注明日期。传阅或办结后的纸质文件应及时交文件管理员归档。
3.批办
党委书记或院长根据办公室的拟办意见和具体文件内容，进行批办。
4.承办
（1）院领导批示由各办公室办理的文件，党政办公室督查人员应做好登记后分送有关办公室。
（2）各办公室对受理的文件，应及时办理；涉及其它院系的，由主管办公室牵头协商办理，遇有问题，应及时请示分管领导。
（3）对重要文件的办理情况，由党政办公室负责督促检查、催办，并及时向院领导或上级有关部门报告办理结果。
（4）除党委书记或院长批示具体部门办理的文件外，其他应向全体工作人员传达的文件，由党政办公室安排在学习例会上统一传达。
5.归档
党政公文由党政办公室负责收发文登记的同志统一保管。文件传阅后应及时退回办公室，需办理的，由承办办公室签收，办理后退回党政办公室。党政办公室每年12月底完成全院各类文件清收、档案整理、装订和编码工作。需销毁的文件应登记造册，经分管院领导批准后，由两人签名注销，集中监销。
6.其它要求
（1）公文借阅时按借阅规定执行，不得擅自扩大阅文范围。密件、内部文件在批准的人员范围阅文，密件、内部文件不允许外借，不得复印、转发，阅文人员要严格遵守国家保密规定。
（2）公文运转、处理要及时、迅速、准确，确保保管有序、查找便捷。
（3）归档文件要有保存价值，能完整、正确记录学院的主要工作情况。